Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- digitpro:dokumentenverwaltung [19.12.2022 13:48] – erik
+++ digitpro:dokumentenverwaltung [16.07.2024 12:53] (aktuell) – erik
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 //ehemals: Dokumentenverwaltung//
-In der **Dokumente (Admin)** werden alle verfügbaren Formularvorlagen verwaltet und gepflegt.
+Der Bereich **Dokumente (Admin)** dient der Verwaltung und Pflege aller verfügbaren Formularvorlagen. Hier haben Sie die Möglichkeit, diese Vorlagen ganz einfach zu bearbeiten und auf dem neuesten Stand zu halten.
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 {{:digitpro:allgemein.png?nolink&500|}}
-Geben Sie zunächst im Feld **Beschreibung** den Namen des Formulars ein, welcher später im Menü des Benutzers angezeigt werden soll und wählen dann die gewünschte Datei aus.\\
+Bitte geben Sie zuerst im Feld //Formularname// den Namen des Formulars ein, welcher später im Benutzermenü angezeigt wird. Anschließend können Sie die gewünschte Datei auswählen.
-Über die **Kategorie**(=Ordner) können Sie das Formular einen bestehenden Ordner zuordnen oder einen neuen Ordner anlegen lassen.
+Sie haben die Möglichkeit, das Formular einer bestehenden Kategorie (Ordner) zuzuordnen oder einen neuen Ordner zu erstellen.
-Es besteht die Möglichkeit, den Benutzern ein Formular in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung zu stellen. Ist das Standard-Formular für ein Tablet optimiert und möchten Sie das gleiche Formular für ein Mini Tablet oder ein Smartphone zur Verfügung stellen, so können Sie dies in diesem Abschnitt tun. Ein Formular auf dem Smartphone sollte aus Komfortgründen für den Benutzer anders aufgebaut sein, wie ein Formular für ein Tablet, wo mehr Eingabeplatz zur Verfügung steht.\\
+Es besteht die Option, Benutzern das Formular in verschiedenen Formaten zur Verfügung zu stellen. Wenn das Standard-Formular für Tablets optimiert ist und Sie es auch für Mini-Tablets oder Smartphones bereitstellen möchten, können Sie dies in diesem Abschnitt tun. Ein Formular für Smartphones sollte aus Komfortgründen anders gestaltet sein als ein Formular für Tablets, auf denen mehr Platz für Eingaben zur Verfügung steht.
-Es empfiehlt sich, die jeweilige Gerätegröße und die erwartete Ausrichtung, ob Hochformat oder Querformat, zu beachten, da die Bedienung eines Formulars im A4 Design in der Verwendung am iPhone nicht besonders ergonomisch zu erwarten sein wird.\\
+Es ist empfehlenswert, die Größe des Geräts sowie die erwartete Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) zu berücksichtigen, da die Verwendung eines Formulars im A4-Design auf einem iPhone nicht besonders ergonomisch wäre.
-Sie können anstatt einer PDF-Datei alternativ eine OpenOffice-Writerdatei einbinden. In diesem Fall findet die Konvertierung zum PDF-Formular direkt am DIGIT:Pro-Server statt. Dies bedeutet aber einen Performance-Verlust beim Laden des Formulars in der DIGIT:Pro-App und ist nur in Ausnahmefällen zu empfehlen.\\
+Sie können alternativ zur PDF-Datei auch eine OpenOffice-Writer-Datei einbinden. In diesem Fall erfolgt die Konvertierung zum PDF-Formular direkt auf dem DIGIT:Pro-Server. Dies führt jedoch zu einem Leistungsverlust beim Laden des Formulars in der DIGIT:Pro-App und wird nur in Ausnahmefällen empfohlen.
 {{:digitpro:neuesformular_allgemein2.png?nolink&600|}}
-Den Dokumenttyp setzen Sie auf **mit Datenbefüllung**, falls das PDF-Formular mit den jeweiligen Werten vorbefüllt werden soll. Der Typ **Template** wählen Sie, wenn keine Daten zu erwarten sind, die das Formular automatisch befüllen sollen. Dies hat den Vorteil, dass keine Ladezeiten vom DIGIT:Pro-Server entstehen. Wollen Sie eine Präsentation, Film, Excel-Tabelle und mehr hinterlegen, verwenden Sie die Option **ohne Datenbefüllung**.
+Um das PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllen zu können, wählen Sie bitte den Dokumenttyp //mit Datenbefüllung//. Falls keine automatische Befüllung des Formulars erforderlich ist, wählen Sie den Typ //Template//. Dies hat den Vorteil, dass keine Ladezeiten aufgrund der Verarbeitung auf dem DIGIT:Pro-Server entstehen.
-Hinweis: Dokumente ohne Datenbefüllung werden auf das Gerät synchronisiert, falls die Offline-Fähigkeit in der Konfiguration erlaubt ist. Das Dokument wird dann bei einem Aufruf lokal auf dem jeweiligen Gerät geladen.
+Wenn Sie eine Präsentation, einen Film, eine Excel-Tabelle oder ähnliches einbinden möchten, nutzen Sie bitte die Option //ohne Datenbefüllung//.
-Mit **Dokumentname (speichern)** kann der Name des eingehenden Formulars mittels einer Formel individuell gestaltet werden.\\
+Bitte beachten Sie: Dokumente ohne Datenbefüllung werden auf das jeweilige Gerät synchronisiert, sofern die Offline-Fähigkeit in der Konfiguration aktiviert ist. Das Dokument wird dann bei Bedarf lokal auf dem Gerät geladen.
-Eine Kopie kann in jedem Fall per E-Mail an den Verfasser geschickt werden. Mit der Option **eMail Versand** (wenn also das ausgefüllte Formular am DIGIT:Pro-Server eingegangen ist) wird bestimmt, ob das PDF Dokument dann noch bearbeitbar sein soll oder nicht.\\
+Sie haben auch die Möglichkeit, den Namen des eingehenden Formulars individuell mittels einer Formel anzupassen, indem Sie in das Feld //Dokumentname (speichern)// eine Eingabe tätigen.
+Unabhängig von der Dokumentart kann eine Kopie per E-Mail an den Verfasser gesendet werden. Die Option //eMail Versand// legt fest, ob das ausgefüllte PDF-Dokument nach dem Empfang am DIGIT:Pro-Server weiterhin bearbeitbar sein soll oder nicht.
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 {{:digitpro:dokumentenverwaltung_feldeigenschaften.png?nolink&700|}}
-Im Reiter **Feldeigenschaften** finden Sie alle Formularfelder wieder, die Sie in Ihrem PDF-Formular integriert haben (dabei kommen Ihnen nun die sprechenden Feldnamen zugute). Hier können Sie zu jedem Feld des aktuellen Dokuments festlegen, ob dieses zwingend ausgefüllt werden soll (Pflichtfeld) und/oder das Format des jeweiligen Feldes angeben. Die hat Auswirkungen auf die Eingabeform der Felder auf den jeweiligen Geräten. Wird ein Feld hier also z.B. als Datum-Feld definiert, erfolgt die Eingabe via Datumpicker- oder Roller am Endgerät.\\
+Im Reiter **Feldeigenschaften** finden Sie alle Formularfelder, die Sie in Ihrem PDF-Formular integriert haben. Die sprechenden Feldnamen, die Sie vergeben haben, werden Ihnen hierbei zugute kommen. Sie haben die Möglichkeit, für jedes Feld des aktuellen Dokuments festzulegen, ob es zwingend ausgefüllt werden muss (Pflichtfeld) und/oder das Format des jeweiligen Feldes anzugeben. Dies hat Auswirkungen auf die Eingabeform der Felder auf den verschiedenen Geräten. Wenn Sie beispielsweise ein Datum-Feld definieren, erfolgt die Eingabe auf dem Endgerät über einen Datumpicker oder -roller.
-Als Formate können aktuell folgende Werte hinterlegt werden:\\
+Folgende Werte können derzeit als Formate hinterlegt werden:
 ^ Format       ^ Anmerkung  ^
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 {{:digitpro:dokumentenverwaltung_besonderheiten.png?nolink&600|}}
-Aktivieren Sie den **(Formular-)Barcode** über die Schaltfläche, dann wird in jedem Dokument auf der rechten unteren Seitenkante ein Barcode mit dem hier hinterlegten Wert eingefügt. Der **Kunden-Barcode** wird automatisch über die ausgewählte Kundenreferenz berechnet.\\
+Um den (Formular-)Barcode zu aktivieren, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Dadurch wird in jedem Dokument auf der rechten unteren Seitenkante ein Barcode mit dem hier hinterlegten Wert eingefügt. Der Kunden-Barcode wird automatisch über die ausgewählte Kundenreferenz berechnet.
-Die Option eine **Landkarte** hinzuzufügen, aktiveren Sie auf die gleiche Weise. Je nachdem welcher Kartenprovider in der Konfiguration hinterlegt ist (Google Maps, OpenStreetMap) wird bei Dokumentanforderung die aktuelle Position abgefragt und eine Karte erstellt. Diese wird im Standardfall auf eine neue Seite am Ende des Dokuments beigefügt. Falls Sie einen Button mit Namen PC_map in Ihrem PDF hinterlegt haben, wird die Karte dort eingefügt.\\
+Sie können auch die Option aktivieren, eine Landkarte hinzuzufügen. Gehen Sie dazu auf die gleiche Weise vor wie beim Barcode. Abhängig davon, welcher Kartenprovider in der Konfiguration hinterlegt ist (Google Maps, OpenStreetMap), wird bei Dokumentanforderung die aktuelle Position abgefragt und eine Karte erstellt. Im Standardfall wird diese auf einer neuen Seite am Ende des Dokuments beigefügt. Wenn Sie jedoch einen Button mit dem Namen //PC_map// in Ihrem PDF hinterlegt haben, wird die Karte dort eingefügt.
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 {{:digitpro:dokumentenverwaltung_javascript.png?nolink&600|}}
-Im Tab **JavaScript** kann acrobat-spezifischer Code hinterlegt werden. Dieser wird beim Laden des Formulars ausgeführt und/oder beim Arbeiten mit dem Formular (Beispiel: Berechnung der Summe über mehrere Zahlenfeldern hinweg).
+Im Register JavaScript haben Sie die Möglichkeit, speziellen Code für Acrobat zu hinterlegen. Dieser wird beim Laden des Formulars ausgeführt und/oder während der Arbeit mit dem Formular. Ein Beispiel hierfür ist die Berechnung der Summe über mehrere Zahlenfelder hinweg.
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 {{:digitpro:dokumentenverwaltung_sicherheit.png?nolink&600|}}
-Im Reiter **Sicherheit** können Sie die Verschlüsselung über ein **One Time Token** nur für dieses Formular aktivieren. Ebenso können hier die Berechtigungen des PDFs im Detail vorgegeben werden. Das **Eigentümer-Passwort** wird für die Dokumentsicherheit gesetzt und erlaubt nach der Eingabe das Ändern der Sicherheitsparameter. Die zusätzlichen Parameter ergeben sich aus der Zuordnung zu den PDF-Eigenschaften.\\
+Im Bereich **Sicherheit** haben Sie die Möglichkeit, die Verschlüsselung Ihres PDF-Formulars über ein One Time Token zu aktivieren und somit für zusätzliche Sicherheit zu sorgen. Außerdem können Sie hier detailliert festlegen, welche Berechtigungen für das PDF gelten sollen. Das Eigentümer-Passwort, das Sie hier setzen, ermöglicht Ihnen nach der Eingabe das Ändern der Sicherheitsparameter des Dokuments. Weitere Parameter ergeben sich aus der Zuordnung zu den Eigenschaften des PDFs.
-Beim Öffnen des leeren Formulars in der App:
+Wenn Sie das Blanko-Formular mit einem Eigentümer-Passwort öffnen:
 {{:digitpro:formular_passwort.png?nolink&200|}}
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 {{:digitpro:dokumentenverwaltung_sprachen.png?nolink&600|}}
-Ein Formular kann in unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Dazu wird es das Formular der jeweiligen Sprache in dem entsprechenden Abschnitt hochgeladen. In Abhängigkeit der eingestellten Systemsprache des Endgerätes erkennt die DIGIT:Pro-App, welches gültige Sprachformular angezeigt werden soll. Ist also z.B. Englisch als primäre Sprache im System des Gerätes eingestellt, wird zum einen die App selbst automatisch in englischer Sprache dargestellt, als auch die englischen Formulare angeboten. Gibt es keine speziellen anderssprachigen Formulare, werden die deutschen Formulare angeboten.
+Ein Formular kann in verschiedenen **Sprachen** angeboten werden, indem sie für jede Sprache in dem entsprechenden Abschnitt hochgeladen wird. Die DIGIT:Pro-App erkennt dann, welches Sprachformular angezeigt werden soll, abhängig von der eingestellten Systemsprache des Endgerätes. Wenn zum Beispiel Englisch als primäre Sprache des Gerätes eingestellt ist, werden automatisch die englischen Formulare angeboten. Falls keine speziellen Formulare für andere Sprachen vorhanden sind, werden die deutschen Formulare angezeigt.
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 ===== Webmodul =====
-Das Webmodul bietet die Möglichkeit, dass der Kunde ein Formular unterzeichnen kann, ohne dass er dafür die ProcessCoach-App braucht. Die Aktivierung vom Webmodul benötigt eine gesonderte Lizenz.\\
+Das Webmodul bietet die Möglichkeit, dass der Kunde ein Formular unterzeichnen kann, ohne dass er dafür die DIGIT:Pro-App braucht. Die Aktivierung vom Webmodul benötigt eine spezielle Lizenz.\\
 {{:digitpro:menue_webmodul.png?nolink&200|}}\\
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 ^       ^ Beschreibung  ^
-| Dauerhaft Link    | Link wird generiert, damit das Webformular beliebig oft abgesendet werden |
+| Dauerhaft Link    | Link wird generiert, damit das Webformular beliebig oft abgesendet werden kann |
 | Weiterleitungslink nach Versand    | Nachdem der User das Formular im Webmodul abgesendet hat, kann er auf eine festgelegte URL weitergeleitet werden |