Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- kim:dokumente [29.07.2021 11:58] – johannes
+++ kim:dokumente [20.10.2021 08:38] (aktuell) – gelöscht johannes
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-====== Dokumente ======
-===== Telefonnotiz erstellen =====
-Wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt //Kontakte// und filtern Sie im Filterbereich nach //Name//. Über //Neu → Telefonnotiz// erstellen Sie eine Telefonnotiz die direkt mit dem Kontakt verknüpft wird.
-{{:anfragen-bearbeiten_01.png?direct|Neu → Telefonnotiz}}
-Bearbeiten Sie jetzt Abschnitt für Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Abschnitt //Allgemein//. Unternehmen und Kontakt sind bereits in der Telefonnotiz verknüpft. Ergänzen Sie noch einen Titel.
-{{:anfragen-bearbeiten_02.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Ablage// können Sie die Telefonnotiz mit weiteren Elementen verknüpfen. Hier sind Order, Verkaufsdokumente oder Projekte möglich. Auch lässt sich die Telefonnotiz mit Tags markieren. Über ein Ablaufdatum kann die Telefonnotiz nach Ablauf gelöscht oder archiviert werden.
-{{:anfragen-bearbeiten_03.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Ablage}}
-Der Abschnitt //Inhalt// enthält alle wesentlichen Informationen zum Gespräch. Wählen Sie hier den Kundentyp, die Art des Anrufs. Der angemeldete Benutzer ist //Florian Grumm//. Deshalb wird er auch gleich als Gesprächsführender eingetragen, genauso Datum und Uhrzeit des Telefongesprächs. Das Gesprächsthema wird aus dem Feld //Titel// im Abschnitt //Allgemein// übernommen, kann jedoch geändert werden. Im Feld //Inhalt// geben Sie alle Informationen zum Gespräch ein.
-{{:anfragen-bearbeiten_04.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Inhalt}}
-Wenn Sie alle Daten in der Telefonnotiz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon //Speichern und schließen//. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon //Speichern// drücken. \\ {{:unternehmen-kontakte:speichern-speichernundschliessen.png|Speichern und Schließen, Speichern}}
-===== Kommunikationsdokumente erstellen =====
-Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.
-Öffnen Sie über die Linke Navigation //Kontakte//, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt //… → Besuchsbericht// (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.
-{{:digitale-kundenakte-01.png?direct|… → Besuchsbericht}}
-Im Abschnitt //Allgemein// sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie hier noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.
-{{:digitale-kundenakte-02.png?direct|Abschnitt Allgemein}}
-Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt //Ablage// die Zuweisung zu Ordnern (einer oder mehrere), Vertriebsbelegen (Opportunity, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung), Projekten oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.
-{{:digitale-kundenakte-03.png?direct|Abschnitt Ablage}}
-Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt //Zugriff// einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld //Leser//, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link //Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen// hinzu.
-{{:digitale-kundenakte-04.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Die Abschnitte //Inhalt//, //Inhalt intern// und //Dateianhänge// sind spezifisch für den //Besuchsbericht//. Bei anderen Typen wie //Brief// oder //E-Mail// werden Sie abweichende Inhalte sehen.
-{{:digitale-kundenakte-05.png?direct|Abschnitte des Besuchsberichts}}
-===== Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern =====
-Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehmen wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.
-Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.
-{{:digitale-kundenakte-06.png?direct|… → Freies Dokument}}
-Informationen zu den Abschnitten //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// finden Sie [[digitale-kundenakte-aufbauen#kommunikationsdokumente_erstellen|hier]]. Im Abschnitt //Inhalt// können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt //Dateianhänge// ein.
-{{:digitale-kundenakte-07.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-===== Dokumente im Überblick =====
-Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf //Dokumente//. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ //Telefonnotiz//. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ //Telefonnotiz// sortiert nach Erstelldatum angezeigt.
-{{:teamarbeit_10.png?direct&600|Dokumente im Überblick}}