Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- kim:dokumente [29.07.2021 15:01] – ↷ Links angepasst weil Seiten im Wiki verschoben wurden johannes
+++ kim:dokumente [20.10.2021 08:38] (aktuell) – gelöscht johannes
@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-====== Dokumente ======
-===== Telefonnotiz erstellen =====
-Wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt //Kontakte// und filtern Sie im Filterbereich nach //Name//. Über //Neu → Telefonnotiz// erstellen Sie eine Telefonnotiz die direkt mit dem Kontakt verknüpft wird.
-{{:anfragen-bearbeiten_01.png?direct|Neu → Telefonnotiz}}
-Bearbeiten Sie jetzt Abschnitt für Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Abschnitt //Allgemein//. Unternehmen und Kontakt sind bereits in der Telefonnotiz verknüpft. Ergänzen Sie noch einen Titel.
-{{:anfragen-bearbeiten_02.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Ablage// können Sie die Telefonnotiz mit weiteren Elementen verknüpfen. Hier sind Order, Verkaufsdokumente oder Projekte möglich. Auch lässt sich die Telefonnotiz mit Tags markieren. Über ein Ablaufdatum kann die Telefonnotiz nach Ablauf gelöscht oder archiviert werden.
-{{:anfragen-bearbeiten_03.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Ablage}}
-Der Abschnitt //Inhalt// enthält alle wesentlichen Informationen zum Gespräch. Wählen Sie hier den Kundentyp, die Art des Anrufs. Der angemeldete Benutzer ist //Florian Grumm//. Deshalb wird er auch gleich als Gesprächsführender eingetragen, genauso Datum und Uhrzeit des Telefongesprächs. Das Gesprächsthema wird aus dem Feld //Titel// im Abschnitt //Allgemein// übernommen, kann jedoch geändert werden. Im Feld //Inhalt// geben Sie alle Informationen zum Gespräch ein.
-{{:anfragen-bearbeiten_04.png?direct|Telefonnotiz Abschnitt Inhalt}}
-Wenn Sie alle Daten in der Telefonnotiz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon //Speichern und schließen//. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon //Speichern// drücken. \\ {{kim:speichern-speichernundschliessen.png|Speichern und Schließen, Speichern}}
-===== Kommunikationsdokumente erstellen =====
-Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.
-Öffnen Sie über die Linke Navigation //Kontakte//, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt //… → Besuchsbericht// (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.
-{{:digitale-kundenakte-01.png?direct|… → Besuchsbericht}}
-Im Abschnitt //Allgemein// sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie hier noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.
-{{:digitale-kundenakte-02.png?direct|Abschnitt Allgemein}}
-Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt //Ablage// die Zuweisung zu Ordnern (einer oder mehrere), Vertriebsbelegen (Opportunity, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung), Projekten oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.
-{{:digitale-kundenakte-03.png?direct|Abschnitt Ablage}}
-Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt //Zugriff// einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld //Leser//, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link //Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen// hinzu.
-{{:digitale-kundenakte-04.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Die Abschnitte //Inhalt//, //Inhalt intern// und //Dateianhänge// sind spezifisch für den //Besuchsbericht//. Bei anderen Typen wie //Brief// oder //E-Mail// werden Sie abweichende Inhalte sehen.
-{{:digitale-kundenakte-05.png?direct|Abschnitte des Besuchsberichts}}
-===== Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen =====
-Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakt//. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.
-Hier filtern wir die Kontakte nach
-  * Postleitzahl 88212
-  * zugehörig zu Unternehmen, die mit //doc// beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem //doc// folgen.
-  * internem Betreuer der Adresse: Lea Müller
-{{:digitale-kundenakte-09.png?direct|Kontakte filtern}}
-Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-10.png?direct|Filterergebnis}}
-Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation //Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz// oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch //Aufgaben// erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche //Vertriebsbelege// wie //Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung//.
-{{:digitale-kundenakte-08.png?400|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen}}
-===== Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern =====
-Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehmen wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.
-Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.
-{{:digitale-kundenakte-06.png?direct|… → Freies Dokument}}
-Informationen zu den Abschnitten //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// finden Sie [[digitale-kundenakte-aufbauen#kommunikationsdokumente_erstellen|hier]]. Im Abschnitt //Inhalt// können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt //Dateianhänge// ein.
-{{:digitale-kundenakte-07.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden =====
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Einstellungen// und anschließend auf //Kommunikation//.
-{{:digitale-kundenakte-13.png?direct&200|Einstellungen → Kommunikation}}
-Wählen Sie über den Button //Neu// in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt //Vorlage// aus.
-{{:digitale-kundenakte-14.png?direct|Neu → Vorlage}}
-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.
-{{:digitale-kundenakte-15.png?direct&400|Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.
-{{:digitale-kundenakte-16.png?direct&400|Abschnitt Absenderangaben}}
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //DOCHOUSE 4// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.
-{{:digitale-kundenakte-17.png?direct&400|Abschnitt Ablage}}
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.
-{{:digitale-kundenakte-18.png?direct|Abschnitt Inhalt}}
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …//
-{{:digitale-kundenakte-19.png?direct|Abschnitt Anhänge}}
-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail
-{{:digitale-kundenakte-20.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.
-{{:digitale-kundenakte-22.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.
-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden =====
-Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakte// und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-23.png?direct|Kontakt filtern}}
-Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt //Vorlage auswählen//.
-{{:digitale-kundenakte-24.png?direct|… → Vorlage auswählen}}
-Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach //informationen// und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie //OK//.
-{{:digitale-kundenakte-25.png?direct&400|Auswahl Vorlage}}
-Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// im Abschnitt //Allgemein//?
-Sind im Abschnitt //Ablage// die richtigen Ordner bereits gesetzt?
-Enthält der Abschnitt //Inhalt// E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?
-Ist im Abschnitt //Dateianhänge// die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?
-Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?
-Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.
-{{:digitale-kundenakte-26.png?direct|E-Mail senden}}
-===== Kontaktdaten per E-Mail versenden =====
-.	Wählen Sie den Reiter **Kontakte** und suchen Sie anschließend über die Filtermöglichkeiten den Kontakt der die E-Mail erhalten soll.
-.	Klicken Sie auf die drei Punkte oberhalb der Kontaktinformation.
-{{kim:weitere_aktionenn.png?direct&500|Weitere Aktionen}}
-.	Drücken Sie anschließend auf **E-Mail**. Nun sollte sich die Seite aktualisiert haben.
-.	Im Abschnitt **Inhalt** gibt es ein neues Symbol **Visitenkarten hinzufügen**
-{{kim:visitenkarte_hinzufuegen.png?direct&600|Visitenkarte hinzufügen}}.
-.	Beim Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein neues Fenster und Sie können beliebig viele Kontakte auswählen, die zu der E-Mail hinzugefügt werden.
-===== Alles auf einen Blick – der Single Point of Information =====
-Sie möchten auf einen Blick sehen, was zu einem bestimmten Kontakt oder dem Unternehmen, dem ein Kontakt angehört, gelaufen ist? Verschaffen Sie sich ganz leicht Übersicht.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Unternehmen// und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link //Übersicht//.
-{{:digitale-kundenakte-12.png?direct|Filter nach Ort}}
-Sogleich wird Ihnen die //Übersicht// angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. //Kommunikaton// zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem //Unternehmen / Kontakt// zugeordnet sind. //Aufgaben// zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum //Unternehmen / Kontakt//. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter //Verträge// sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt //Vertrieb// zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt //Projekte// zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.
-{{:digitale-kundenakte-11.png?direct|Single Point of Information}}
-===== Dokumente im Überblick =====
-Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf //Dokumente//. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ //Telefonnotiz//. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ //Telefonnotiz// sortiert nach Erstelldatum angezeigt.
-{{:teamarbeit_10.png?direct&600|Dokumente im Überblick}}
-===== Parameter für Drop-Down-Menü Kommunikationsvorlagen =====
-Zu einem Unternehmen, Kontakt, Projekt oder Vertriebsvorgang lassen sich Kommunikationsdokumente erstellen. Einfach geht das in der Übersicht über den Menüpunkt **Neu** oder in einem Datensatz über das Icon **weitere Aktionen**.
-Beispiel in einem Kontaktdatensatz:
-{{kim:cockpit-dropdown-kommunikationsvorlagen.png?nolink|Kommunikationsvorlagenauswahl parametergesteuert}}
-So gelangen Sie zur Felddefinition:
-  - Icon: Einstellungen
-  - Auswahl: Basis
-  - linke Navigation: DocHouse Setup → Parameter nach Titel
-  - Volltextsuche nach: OfficeDefaultTemplates
-{{kim:config-dropdown-kommunikationsvorlagen.png?nolink|Einstellungen OfficeDefaultTemplates}}
-Öffnen Sie die Felddefinition **OfficeDefaultTemplates**:
-{{kim:config-dropdown-kommunikationsvorlagen-detail.png?nolink|OfficeDefaultTemplates Detail}}
-Beschreibung der Felder der Felddefinition:
-  * Titel: OfficeDefaultTemplates (Dieser Titel darf nicht geändert werden)
-  * Typ: Allgemein (Dieser Typ darf nicht geändert werden)
-  * Gültig für: hier können Einschränkungen vorgenommen werden
-  * Inhalt: Hier tragen Sie die gewünschten Inhalte für das Drop-Down-Menü ein
-  * Sortieren: nehmen Sie mit diesem Button eine alphabetische Sortierung vor.
-  * Sprache: sollte auf **deutsch** eingestellt sein
-  * Release: hier können Sie sehen, mit welchem Release diese Felddefinition eingeführt wurde
-  * Kommentar: Im Kommentarfeld finden Sie die nötige Hilfe zum Ausfüllen des Inhaltsfeldes