Unterschiede

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--- kim:szenarien:anfragen-bearbeiten [28.07.2021 15:10] – [Aufgabe aus einem Kalendereintrag öffnen] johannes
+++ kim:szenarien:anfragen-bearbeiten [28.10.2021 11:50] (aktuell) – gelöscht erik
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-====== Anfragen bearbeiten ======
-Sie erhalten einen [[anfragen-bearbeiten#telefonnotiz_erstellen|Anruf]]. Ein Interessent möchte Informationsmaterial von Ihnen erhalten. Ein Angebot muss erstellt werden. Das alles soll von mehreren Personen bearbeitet werden und nichts soll in Vergessenheit geraten. Lesen Sie hier, wie sich eine Anfrage an Ihren Vertrieb zielführend bearbeiten lässt:
-  * [[kim:dokumente#telefonnotiz_erstellen|Telefonnotiz erstellen]]
-  * [[kim:aufgaben|Aufgabe erstellen]]
-  * Aufgabe in Kalender integrieren
-  * Aufgabe über das Dashboard öffnen
-  * Aufgabe aus einem Kalendereintrag öffnen
-In unserem Szenario gehen wir davon aus, dass Unternehmen und Kontakt bereits angelegt sind. Wie das geht erfahren Sie [[kim:unternehmen-und-kontakte:arbeit-unternehmen-kontakte|hier]].
-===== Angebot erstellen =====
-Die zuvor in der Aufgabe gewählte Mitarbeiterin erhält per Mail eine Info-Mail mit einem Link direkt zur Aufgabe. Sie kann jetzt mit den //Hinweisen zur Aufgabe// und den Informationen aus der Telefonnotiz, die in der Aufgabe als Quelldokument verknüpft sind, das Angebot erstellen.
-- Infomail-Link drücken \\
-- Aufgabe öffnet sich. //Hinweise zur Aufgabe// lesen \\
-- Link zum Quelldokument drücken
-{{:anfragen-bearbeiten_09.png?direct|Aufgabe enthält Informationen}}
-- Telefonnotiz lesen \\
-- Link zum Kontakt drücken
-{{:anfragen-bearbeiten_10.png?direct|Link zum Kontakt}}
-- Sie befinden Sich jetzt im Kontaktdatensatz. Drücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann … → Angebot. Das Angebot wird so direkt mit dem Kontakt verknüpft.
-{{:anfragen-bearbeiten_11.png?direct|… → Angebot}}
-- Geben Sie dem Angebot eine //Bezeichnung// und wählen Sie den Angebotstyp aus. \\
-- Drücken Sie anschließend auf das Speichern-Icon. Erst mit einem gespeicherten Angebot können Sie fortfahren und Positionen hinzufügen.
-{{:anfragen-bearbeiten_12.png?direct|Angebot bezeichnen und Type wählen → speichern}}
-- Über den Abschnitt //Positionen// können Sie nach dem erstmaligen Speichern des Angebots Positionen hinzufügen. Wählen Sie dazu Artikel / Dienstleistungen aus dem Produktkatalog über den Button //Mehre Positionen hinzufügen//, legen Sie Positionen manuell an über den Button //Neue Artikelposition// oder kopieren Sie alle Positionen aus einem bestehenden Angebot //Position kopieren von//.
-{{:anfragen-bearbeiten_13.png?direct|Positionen einfügen}}
-- Im Abschnitt //Kontakte// verknüpfen Sie das Angebot mit Kontakten oder Unternehmen. Neben der automatischen Zuordnung zum Hauptkontakt hinterlegen Sie hier den Betreuer und weitere interne Ansprechpartner. Außerdem können Sie sonstige externe Ansprechpartner hinterlegen mit denen das Angebot ebenso verknüpft werden soll.
-{{:anfragen-bearbeiten_14.png?direct|Kontakte zum Angebot}}
-Der Abschnitt //Anschreiben// enthält das Anschreiben zum Angebot. Hier wird das Unternehmen und der Absender automatisch als Empfängeradresse eingetragen. Absender ist //Lea Müller//, weil sie das Angebot für den Kunden erstellt hat. //Lea Müller// unterschreibt den Brief links. Das Feld //Absender rechts// kann genutzt werden, wenn eine zweite Unterschrift auf das Angebot soll. Dabei gilt: Der ranghöhere unterschreibt links!
-{{:anfragen-bearbeiten_15.png?direct|Anschreiben mit Empfänger, Absender und Inhalt}}
-{{:anfragen-bearbeiten_16.png?direct|Anschreiben mit Grußformel links und rechts}}
-Im Abschnitt //Anlagentext// können Sie weitere Bedingungen oder Informationen speichern.
-{{:anfragen-bearbeiten_17.png?direct|Abschnitt Anlagentext}}
-===== Angebot speichern / drucken =====
-Drücken Sie dazu im geöffneten Angebot in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon //Als PDF speichern//.
-{{:anfragen-bearbeiten_18.png?direct|Als PDF speichern, Als PDF senden}}
-===== Angebot per E-Mail versenden =====
-Drücken Sie dazu im geöffneten Angebot in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon //Als PDF senden//.
-{{:anfragen-bearbeiten_18.png?direct|Als PDF speichern, Als PDF senden}}
-Prüfen Sie jetzt die einzelnen Abschnitte der Mail. Beginnen Sie beim Abschnitt //Allgemein//. Dort sehen Sie die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// sowie den Titel, der automatisch aus dem Angebot übernommen wurde.
-{{:anfragen-bearbeiten_19.png?direct|Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Ablage// sehen Sie die automatische Zuordnung der E-Mail zum Angebot. Hier können Sie weitere Zuordnungen vornehmen.
-{{:anfragen-bearbeiten_20.png?direct|Abschnitt Ablage}}
-Im Abschnitt //Inhalt// werden die Felder //An//, //Betreff// bereits aus dem Angebot übernommen. Auch die Anrede wird automatisch eingefügt. Haben Sie beim Kontakt eine persönliche Anrede gespeichert, wird diese verwendet (z. B. Hallo Johannes). Für alle anderen Mitarbeiter gilt weiterhin //Sehr geehrter Herr Kaut//.
-Unter dem Feld //Inhalt// befindet sich das Feld //Absender//. Die Informationen werden für jeden Mitarbeiter personalisiert angezeigt und kommen aus der Mitarbeiterverwaltung sowie aus den Standortinformationen.
-{{:anfragen-bearbeiten_21.png?direct|Abschnitt Inhalt Teil 1}}
-{{:anfragen-bearbeiten_22.png?direct|Abschnitt Inhalt Teil 2}}
-Das eigentliche Angebot befindet sich als PDF-Anhang im Abschnitt //Dateianhänge//.
-{{:anfragen-bearbeiten_23.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-Zum Versenden der E-Mail drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Papierflieger-Icon.
-{{:anfragen-bearbeiten_24.png?direct&450|Senden}}
-\\
-\\
-===== Aufgabe bearbeiten und abschließen =====
-Nachdem das Angebot erstellt ist und die E-Mail mit den Informationen an den Kunden gesendet wurde, gehen wir zurück zur Aufgabe. Ein möglicher Weg dorthin ist dieser: Drücken Sie in der linken Navigation auf Kontakte, suchen Sie über den Filter nach Nachname //kaut// und drücken dann beim Kontakt //Kaut// auf den Link //Übersicht//.
-{{:anfragen-bearbeiten_26.png?direct|Übersicht bei Kontakt aufrufen}}
-In der Übersicht sehen Sie alle Informationen zum Kontakt //Kaut// und zum Unternehmen //DOCHOUSE GmbH//. Ganz oben können Sie über die Radio-Buttons umschalten.
-{{:anfragen-bearbeiten_27.png?direct|Radio-Buttons in der Übersicht}}
-Wählen Sie nun im Abschnitt //Aufgaben// die Aufgabe //Dokument: Angebot für Kunde// aus.
-{{:anfragen-bearbeiten_28.png?direct|Abschnitt Aufgaben}}
-Drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Bearbeiten-Icon.
-{{:anfragen-bearbeiten_29.png?direct|Bearbeiten}}
-Ändern Sie jetzt im Abschnitt //Bearbeitung// den Status auf //Erledigt// und tragen im Feld //Hinweis / Ergebnis// das Ergebnis als kurzen Vermerk ein. Drücken Sie anschließend oben in der Werkzeugleiste auf das Icon //Speichern & Schließen//.
-{{:anfragen-bearbeiten_30.png?direct&500|Abschnitt Bearbeitung}}