DIGIT:Pro Wiki

ehemals: Dokumentenverwaltung

Der Bereich „Dokumente (Admin)“ dient der Verwaltung und Pflege aller verfügbaren Formularvorlagen. Hier haben Sie die Möglichkeit, diese Vorlagen ganz einfach zu bearbeiten und auf dem neuesten Stand zu halten.

Bitte geben Sie zuerst im Feld „Formularname“ den Namen des Formulars ein, welcher später im Benutzermenü angezeigt wird. Anschließend können Sie die gewünschte Datei auswählen.

Sie haben die Möglichkeit, das Formular einer bestehenden Kategorie (Ordner) zuzuordnen oder einen neuen Ordner zu erstellen.

Es besteht die Option, Benutzern das Formular in verschiedenen Formaten zur Verfügung zu stellen. Wenn das Standard-Formular für Tablets optimiert ist und Sie es auch für Mini-Tablets oder Smartphones bereitstellen möchten, können Sie dies in diesem Abschnitt tun. Ein Formular für Smartphones sollte aus Komfortgründen anders gestaltet sein als ein Formular für Tablets, auf denen mehr Platz für Eingaben zur Verfügung steht.

Es ist empfehlenswert, die Größe des Geräts sowie die erwartete Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) zu berücksichtigen, da die Verwendung eines Formulars im A4-Design auf einem iPhone nicht besonders ergonomisch wäre.

Sie können alternativ zur PDF-Datei auch eine OpenOffice-Writer-Datei einbinden. In diesem Fall erfolgt die Konvertierung zum PDF-Formular direkt auf dem DIGIT:Pro-Server. Dies führt jedoch zu einem Leistungsverlust beim Laden des Formulars in der DIGIT:Pro-App und wird nur in Ausnahmefällen empfohlen.

Um das PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllen zu können, wählen Sie bitte den Dokumenttyp „mit Datenbefüllung“. Falls keine automatische Befüllung des Formulars erforderlich ist, wählen Sie den Typ „Template“. Dies hat den Vorteil, dass keine Ladezeiten aufgrund der Verarbeitung auf dem DIGIT:Pro-Server entstehen.

Wenn Sie eine Präsentation, einen Film, eine Excel-Tabelle oder ähnliches einbinden möchten, nutzen Sie bitte die Option „ohne Datenbefüllung“.

Bitte beachten Sie: Dokumente ohne Datenbefüllung werden auf das jeweilige Gerät synchronisiert, sofern die Offline-Fähigkeit in der Konfiguration aktiviert ist. Das Dokument wird dann bei Bedarf lokal auf dem Gerät geladen.

Sie haben auch die Möglichkeit, den Namen des eingehenden Formulars individuell mittels einer Formel anzupassen, indem Sie in das Feld „Dokumentname (speichern)“ eine Eingabe tätigen.

Unabhängig von der Dokumentart kann eine Kopie per E-Mail an den Verfasser gesendet werden. Die Option „eMail Versand“ legt fest, ob das ausgefüllte PDF-Dokument nach dem Empfang am DIGIT:Pro-Server weiterhin bearbeitbar sein soll oder nicht.

Im Reiter „Feldeigenschaften“ finden Sie alle Formularfelder, die Sie in Ihrem PDF-Formular integriert haben. Die sprechenden Feldnamen, die Sie vergeben haben, werden Ihnen hierbei zugute kommen. Sie haben die Möglichkeit, für jedes Feld des aktuellen Dokuments festzulegen, ob es zwingend ausgefüllt werden muss (Pflichtfeld) und/oder das Format des jeweiligen Feldes anzugeben. Dies hat Auswirkungen auf die Eingabeform der Felder auf den verschiedenen Geräten. Wenn Sie beispielsweise ein Datum-Feld definieren, erfolgt die Eingabe auf dem Endgerät über einen Datumpicker oder -roller.

Folgende Werte können derzeit als Formate hinterlegt werden:

Um den (Formular-)Barcode zu aktivieren, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Dadurch wird in jedem Dokument auf der rechten unteren Seitenkante ein Barcode mit dem hier hinterlegten Wert eingefügt. Der Kunden-Barcode wird automatisch über die ausgewählte Kundenreferenz berechnet.

Sie können auch die Option aktivieren, eine Landkarte hinzuzufügen. Gehen Sie dazu auf die gleiche Weise vor wie beim Barcode. Abhängig davon, welcher Kartenprovider in der Konfiguration hinterlegt ist (Google Maps, OpenStreetMap), wird bei Dokumentanforderung die aktuelle Position abgefragt und eine Karte erstellt. Im Standardfall wird diese auf einer neuen Seite am Ende des Dokuments beigefügt. Wenn Sie jedoch einen Button mit dem Namen „PC_map“ in Ihrem PDF hinterlegt haben, wird die Karte dort eingefügt.

ehemals: Datenversorgung

Im Tab JavaScript kann acrobat-spezifischer Code hinterlegt werden. Dieser wird beim Laden des Formulars ausgeführt und/oder beim Arbeiten mit dem Formular (Beispiel: Berechnung der Summe über mehrere Zahlenfeldern hinweg).

Im Reiter Sicherheit können Sie die Verschlüsselung über ein One Time Token nur für dieses Formular aktivieren. Ebenso können hier die Berechtigungen des PDFs im Detail vorgegeben werden. Das Eigentümer-Passwort wird für die Dokumentsicherheit gesetzt und erlaubt nach der Eingabe das Ändern der Sicherheitsparameter. Die zusätzlichen Parameter ergeben sich aus der Zuordnung zu den PDF-Eigenschaften.

Beim Öffnen des leeren Formulars in der App:

Ein Formular kann in unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Dazu wird es das Formular der jeweiligen Sprache in dem entsprechenden Abschnitt hochgeladen. In Abhängigkeit der eingestellten Systemsprache des Endgerätes erkennt die DIGIT:Pro-App, welches gültige Sprachformular angezeigt werden soll. Ist also z.B. Englisch als primäre Sprache im System des Gerätes eingestellt, wird zum einen die App selbst automatisch in englischer Sprache dargestellt, als auch die englischen Formulare angeboten. Gibt es keine speziellen anderssprachigen Formulare, werden die deutschen Formulare angeboten.

Der Reiter individuelle Steuerung ist für individuelle programmatische Steuerungen (PHP-Skript) des Formulars vorgesehen.

Das Webmodul bietet die Möglichkeit, dass der Kunde ein Formular unterzeichnen kann, ohne dass er dafür die ProcessCoach-App braucht. Die Aktivierung vom Webmodul benötigt eine gesonderte Lizenz.

Mailtext - beim Linkversand:

Weitere Einstellungen: