Wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Kontakte und filtern Sie im Filterbereich nach Name. Über Neu → Telefonnotiz erstellen Sie eine Telefonnotiz die direkt mit dem Kontakt verknüpft wird.

Bearbeiten Sie jetzt Abschnitt für Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Abschnitt Allgemein. Unternehmen und Kontakt sind bereits in der Telefonnotiz verknüpft. Ergänzen Sie noch einen Titel.

Im Abschnitt Ablage können Sie die Telefonnotiz mit weiteren Elementen verknüpfen. Hier sind Order, Verkaufsdokumente oder Projekte möglich. Auch lässt sich die Telefonnotiz mit Tags markieren. Über ein Ablaufdatum kann die Telefonnotiz nach Ablauf gelöscht oder archiviert werden.

Der Abschnitt Inhalt enthält alle wesentlichen Informationen zum Gespräch. Wählen Sie hier den Kundentyp, die Art des Anrufs. Der angemeldete Benutzer ist Florian Grumm. Deshalb wird er auch gleich als Gesprächsführender eingetragen, genauso Datum und Uhrzeit des Telefongesprächs. Das Gesprächsthema wird aus dem Feld Titel im Abschnitt Allgemein übernommen, kann jedoch geändert werden. Im Feld Inhalt geben Sie alle Informationen zum Gespräch ein.

Wenn Sie alle Daten in der Telefonnotiz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon Speichern und schließen. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon Speichern drücken.

Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.

Öffnen Sie über die Linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Besuchsbericht (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte Allgemein, Ablage und Zugriff bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.

Im Abschnitt Allgemein sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie hier noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.

Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt Ablage die Zuweisung zu Ordnern (einer oder mehrere), Vertriebsbelegen (Opportunity, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung), Projekten oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.

Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt Zugriff einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld Leser, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen hinzu.

Die Abschnitte Inhalt, Inhalt intern und Dateianhänge sind spezifisch für den Besuchsbericht. Bei anderen Typen wie Brief oder E-Mail werden Sie abweichende Inhalte sehen.

Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation Kontakt. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.

Hier filtern wir die Kontakte nach

• Postleitzahl 88212
• zugehörig zu Unternehmen, die mit doc beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem doc folgen.
• internem Betreuer der Adresse: Lea Müller

Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.

Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch Aufgaben erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche Vertriebsbelege wie Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung.

Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehmen wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.

Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.

Informationen zu den Abschnitten Allgemein, Ablage und Zugriff finden Sie hier. Im Abschnitt Inhalt können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt Dateianhänge ein.

Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf Dokumente. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ Telefonnotiz. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ Telefonnotiz sortiert nach Erstelldatum angezeigt.