Wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Kontakte und filtern Sie im Filterbereich nach Name. Über Neu → Telefonnotiz erstellen Sie eine Telefonnotiz die direkt mit dem Kontakt verknüpft wird.

Bearbeiten Sie jetzt Abschnitt für Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Abschnitt Allgemein. Unternehmen und Kontakt sind bereits in der Telefonnotiz verknüpft. Ergänzen Sie noch einen Titel.

Im Abschnitt Ablage können Sie die Telefonnotiz mit weiteren Elementen verknüpfen. Hier sind Order, Verkaufsdokumente oder Projekte möglich. Auch lässt sich die Telefonnotiz mit Tags markieren. Über ein Ablaufdatum kann die Telefonnotiz nach Ablauf gelöscht oder archiviert werden.

Der Abschnitt Inhalt enthält alle wesentlichen Informationen zum Gespräch. Wählen Sie hier den Kundentyp, die Art des Anrufs. Der angemeldete Benutzer ist Florian Grumm. Deshalb wird er auch gleich als Gesprächsführender eingetragen, genauso Datum und Uhrzeit des Telefongesprächs. Das Gesprächsthema wird aus dem Feld Titel im Abschnitt Allgemein übernommen, kann jedoch geändert werden. Im Feld Inhalt geben Sie alle Informationen zum Gespräch ein.

Wenn Sie alle Daten in der Telefonnotiz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon Speichern und schließen. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon Speichern drücken.

Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.

Öffnen Sie über die Linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Besuchsbericht (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte Allgemein, Ablage und Zugriff bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.

Im Abschnitt Allgemein sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie hier noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.

Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt Ablage die Zuweisung zu Ordnern (einer oder mehrere), Vertriebsbelegen (Opportunity, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung), Projekten oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.

Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt Zugriff einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld Leser, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen hinzu.

Die Abschnitte Inhalt, Inhalt intern und Dateianhänge sind spezifisch für den Besuchsbericht. Bei anderen Typen wie Brief oder E-Mail werden Sie abweichende Inhalte sehen.

Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation Kontakt. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.

Hier filtern wir die Kontakte nach

• Postleitzahl 88212
• zugehörig zu Unternehmen, die mit doc beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem doc folgen.
• internem Betreuer der Adresse: Lea Müller

Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.

Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch Aufgaben erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche Vertriebsbelege wie Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung.

Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehmen wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.

Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.

Informationen zu den Abschnitten Allgemein, Ablage und Zugriff finden Sie hier. Im Abschnitt Inhalt können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt Dateianhänge ein.

Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Einstellungen und anschließend auf Kommunikation.

Wählen Sie über den Button Neu in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt Vorlage aus.

Im Abschnitt Allgemein geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie EMail, ebenso als Typ. Unter angezeigter Titel geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.

Im Abschnitt Absenderangaben legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.

Im Abschnitt Ablage legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt Ordner wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern DOCHOUSE 4 und Schriftverkehr zugeordnet sein. Die Aufbewahrungsfrist ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt Leser definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt Bearbeiter definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.

Im Abschnitt Inhalt tragen Sie den Betreff und den Inhalt Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern Betreff und Inhalt die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.

Im Abschnitt Anhänge tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das PS. …

Der Abschnitt Dateianhänge enthält alle Anlagen zur E-Mail

Im Abschnitt Zugriff legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.

Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.

Wählen Sie in der linken Navigation Kontakte und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.

Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt Vorlage auswählen.

Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach informationen und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie OK.

Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt im Abschnitt Allgemein?

Sind im Abschnitt Ablage die richtigen Ordner bereits gesetzt?

Enthält der Abschnitt Inhalt E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?

Ist im Abschnitt Dateianhänge die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?

Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?

Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.

Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf Dokumente. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ Telefonnotiz. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ Telefonnotiz sortiert nach Erstelldatum angezeigt.